リサーチ自動化で社内情報はどこまで渡す？

集める情報と、渡す情報は別

企業の所在地や取扱商品を公開サイトから調べる場合でも、検索のために入力する条件は別に確かめます。たとえば、未発表の新商品名と進出予定の地域を組み合わせて外部サービスへ入力すると、調べる対象は公開情報でも、これからの販売方針が相手に伝わる可能性があります。

発注先には、入力する条件や添付資料が、どの委託先やサービスへ渡るかを説明してもらいます。社員が顧客名簿を業務で使えることと、その名簿を外部サービスへ渡してよいことも別です。社内利用が認められているという理由だけで、外部提供まで許可したことにはしません。

使う目的と渡す相手を確認し、許可できる項目を決めます。許可できない項目は社内に残し、それでも必要な調査結果が得られるかを考えます。

同じ卸先調査でも、戻る一覧は変わる

以下は、食品メーカーが冷凍食品の販路を広げるために卸先を探す架空の例です。実際の依頼を再現したものでも、知式の顧客事例でもありません。社内では東海地方を対象に、既存の取引先と商談中の会社を除いて探す方針とします。

公開情報の収集までを頼む場合

外部へ渡すのは、利用を認めた「冷凍食品を扱う卸会社」という検索条件まで。狙う地域や取引先の一覧は渡しません。納品してもらうのは、社名、営業地域、取扱商品に、出典と確認日を添えた一覧です。

この一覧から東海地方に対応する会社を選び、既存の取引先や商談中の会社を外す作業は社員が行います。公開情報を一社ずつ探して転記する負担が大きいなら、この範囲でも試す余地があります。ただし、一覧が広すぎて絞り込みに時間がかかるなら、その確認時間を含めて見直します。

許可した情報との照合も頼む場合

会社が外部提供を認めた対象地域と既存取引先の社名を、承認した処理先での照合に使う条件を加えます。商談中の会社の情報は引き続き社内に残します。

返してもらうのは、東海地方に対応し、既存取引先を除いた候補と、その判定理由です。営業地域が分からない会社は、対象外と決めつけず確認待ちで残します。社員は商談中の会社との重複や情報不足を確認し、実際にどこへ営業するかを決めます。

社内照合の一部を任せる分、使ってよい情報の範囲と、地域や取引先が変わった際の更新担当も決めます。

残る確認時間と継続費も承認する

見積の比較では、導入費と利用料のほか、保守、検索先や照合条件の変更にかかる費用を分けてもらいます。社内条件を渡さない案にも社員の照合時間が残り、照合を含める案にも条件を更新する仕事が残ります。

発注前の確認には、候補一覧の見本を使います。担当者が出典を確かめ、情報不足を補い、営業候補を選ぶまでに、何を何回調べ直すかを確かめます。自動で集まる件数だけを見ず、この作業にどれだけ時間を使えるかを決めておけば、導入後の負担と比べられます。

利用許可、確認担当、残る確認時間、継続費のどれかを承認できなければ、今回は範囲を狭めるか、整理だけを進めます。導入後も、承認していない情報や処理先が必要になったら、その部分の利用を止めて再確認します。費用が不明な項目を、追加負担なしとして扱わないことも条件に含めます。