コンテンツ実務ガイド

SYSTEM MAINTENANCE HANDOVER

システム保守会社を変更する前に確認する7項目と引き継ぎの完了条件

現在の保守会社に不満があっても、変更後にシステムを動かせなくなるのが怖くて判断が止まることがあります。契約を終える前に、何を引き渡せるかと、新しい担当が何を再現できればよいかを確認します。

7項目を確認する

先に結論

資料を受け取っただけでは、保守の引き継ぎは終わりません

仕様書やソースコードがそろっていても、新しい担当が環境へ入れない、リリース方法が分からない、月末処理の注意点を知らない状態では保守を始められません。新しい担当が実際の作業を再現できるかまで確認します。

変更を決める前に確かめること

自社が何を持っているか、現在の担当から何を受け取れるか、足りない情報を誰がどの期間で調べるか、完了を何で承認するかです。

保守会社への不満と、引き継げる状態かどうかは分けて考えます。対応速度や費用に問題があっても、いきなり契約を切らず、先に契約書、管理権限、現行環境、通常運用と例外を棚卸しします。

移管の順序

新旧の担当が重なる期間をつくる

資料を一度に渡して切り替えるのではなく、現状を調べ、実作業を一緒に行い、新しい担当だけで再現してから切り替えます。

  1. 01棚卸し

    契約、権限、環境、作業、課題を一覧にする

  2. 02共同作業

    定期作業や障害対応を新旧の担当で行う

  3. 03再現確認

    新しい担当だけで操作し、旧担当が確認する

  4. 04切り替え

    完了条件を満たした項目から責任を移す

変更前の準備

システム保守の引き継ぎで確認する7項目

資料名だけで確認済みにせず、保管場所、管理者、更新日、不明点、確認した人まで残します。

  1. 01

    契約・権利・責任範囲

    現在の保守契約の終了通知期限、引き継ぎ協力の範囲、成果物、著作権や改修権限、既存不具合の扱いを契約書で確認します。曖昧な場合は、解約を通知する前に専門家に確認してください。

    残すもの：契約書、注文書、成果物一覧、問い合わせ窓口
  2. 02

    管理者権限と契約名義

    サーバー、クラウド、ドメイン、データベース、監視、バックアップ、外部サービスについて、自社名義か、管理者を追加できるかを確かめます。パスワードそのものは一覧に書かず、組織で管理する方法で安全に移管します。

    残すもの：サービス名、契約名義、管理者、更新日、権限移管方法
  3. 03

    業務とシステムの全体像

    誰が何の業務に使うか、止まると困る機能、月末や繁忙期、外部連携、手作業で補っている例外をまとめます。画面一覧だけでなく、システムが支えている仕事を説明できる状態にします。

    残すもの：業務の流れ、機能一覧、利用部門、ピーク時期、連携先
  4. 04

    ソース・リリース・復旧

    現在動いている版のソースコード、変更履歴、ビルドとリリース手順、テスト環境、元に戻す方法を確認します。ソースがあるだけで、同じ状態を作れるとは限りません。

    残すもの：保管先、対象版、依存ソフト、手順、直近の実行記録
  5. 05

    定期作業・障害・未解決事項

    日次・月次・年次の作業、監視項目、よく起きる障害、連絡順、未解決の不具合と暫定対応を一覧にします。正常時の手順だけでなく、止まったときにどこから調べるかを渡します。

    残すもの：作業予定、障害履歴、ログ場所、暫定対応、未解決課題
  6. 06

    移管期間と連絡体制

    新旧の担当が重なる期間を設け、誰が質問し、誰が回答し、判断が必要なとき誰へ上げるかを決めます。繁忙期や大きな更新の直前は避け、共同作業と再現確認の日程を置きます。

    残すもの：担当表、質問一覧、作業日程、緊急連絡先、未回答期限
  7. 07

    完了条件と承認

    資料の受領数ではなく、どの作業を新しい担当が実施し、誰が結果を確認すれば完了かを決めます。できなかった作業は未完了として残し、調査や追加作業の扱いを合意します。

    残すもの：確認シナリオ、実施結果、差異、残課題、承認者

完了を確かめる

新しい担当だけで、4つの作業を再現する

確認用の環境や安全な手順を用意し、実際に操作します。事業への影響が大きい作業は、本番で試さず、テスト環境や復旧可能な方法を選びます。

01

日常・定期運用

監視確認、データ連携、月次処理などを手順どおりに実施し、結果を説明できる。

02

障害の切り分け

想定した障害シナリオからログを見つけ、影響範囲と連絡先を判断できる。

03

小さな変更とリリース

軽微な変更をテストし、反映し、問題があれば元の版へ戻せる。

04

バックアップからの復旧

バックアップの取得だけでなく、決めた範囲を復元し、使えることを確認できる。

候補先と認識を合わせる

候補会社へ確認する6つの質問

  1. 現状調査では何を確認し、何を成果物として残しますか。
  2. 資料や管理権限が不足していた場合、どこまで調査でき、費用はどう変わりますか。
  3. 移管中に障害が起きた場合、新旧の担当はどこまで対応しますか。
  4. 担当体制と、担当者が不在・交代した場合の引き継ぎ方法を教えてください。
  5. 移管完了を、どの作業と確認結果で判定しますか。
  6. 将来さらに別の担当へ渡す場合、どの資料と権限を引き渡せますか。

「すべて対応できます」という返答だけで決めず、調査しないと分からない範囲、前任者の協力が必要な範囲、追加費用になる条件まで確認します。

資料がそろわない場合

資料が足りないときは、調査を独立した工程にする

仕様書がなくても、すぐに作り直すと決める必要はありません。使える画面、入力と出力、詳しい人、現行環境、過去の改修記録を集め、新しい担当が調査した結果から、移管、部分改修、再構築のどれを選ぶか判断します。

次に確認する仕様書がないシステムで最初に集める8項目改修や移管の前に、現状を説明する証拠を集めます。