業務のシステム化は
何から始める？
優先順位を決める5項目シート
困っている業務を全部並べても、最初の1件は決まりません。効果の大きさだけでなく、今のルールを説明できるか、小さな範囲で試せるかまで比べると、作り直しの少ない着手点が見つかります。
候補業務を比べる入力内容は送信されません。このブラウザ内だけで処理します。
効果が大きい小さく始めやすい
01
納期回答待ちが多い・ルールを説明できる
先に試す02
月次集計頻度は低い・範囲は明確
次の候補03
全社申請関係部署が多い・例外が未整理
先に整理先に結論
最初は「効果がある」かつ「小さく試せる」1業務を選びます
時間がかかる業務やミスの多い業務は、確かに候補です。ただし、部署をまたぎ、担当者ごとに判断が違い、例外もまだ説明できない業務を最初に選ぶと、作りながら前提が変わります。
効果を見る3項目頻度・影響・確認待ち
何回起き、遅れや間違いがどこへ響き、誰の回答を待っているかを見ます。
始めやすさを見る2項目ルール・対象範囲
判断条件を言葉にできるか、1チーム・1画面ほどの範囲で試せるかを見ます。
この5項目で、候補を同じ物差しに置きます。点数は投資判断の結論ではなく、最初の試行と、着手前に残る宿題を分けるために使います。
所要時間 約7分
候補業務を3件まで比べます
業務名を1件以上入力し、それぞれ5項目を選んでください。迷う項目は、現時点で近いものを選べば十分です。
比較結果
回答後に、候補の順番と残る宿題を表示します
効果が大きくても、ルールや対象範囲が未整理なら「先に整理する候補」として表示します。
次に進める候補
試す前に決めること
いま広げない範囲
結果の読み方
点数が高いだけでは、着手しません
効果も始めやすさも高い
最初の候補です。対象者、入力、判断、出力を1業務に絞り、通常と例外を1件ずつ試します。
効果は高いが、始めにくい
困りごとは大きくても、作る前に整理が必要です。判断する人、例外、部署間の受け渡しを先に書き出します。
始めやすいが、効果は小さい
練習用には使えますが、改善効果を期待しすぎないようにします。短期間で終える条件を決めます。
効果も始めやすさも低い
現時点では保留です。件数や損失が増えた時に見直せるよう、困った事例だけ記録します。
記入例
3つの候補を比べると、着手順は変わります
候補効果始めやすさ判断
特注品の納期回答高い高い先に試す
全社の稟議申請高い低い承認条件を先に整理
月1回の備品集計低い高い次の候補
この例は説明用の架空ケースです。実在する顧客事例や導入効果を示すものではありません。