新人教育マニュアルはどこまで作る？教材の範囲と指導時間の決め方

教える時間を、何に使っているか

毎回、同じ商品説明や作業の流れを口頭で伝えているなら、その説明は教材として繰り返し使えます。文章や写真を見ながら進められるようにして、教える人が毎回最初から話す部分を絞ります。

担当者によって教える内容が違う場合は、作る前に内容を揃えます。手順、仕上がりの見本、迷ったときの相談先が食い違ったままでは、どの説明を教材に採用するかが決まりません。業務の責任者が会社として使う内容を決めてから、文章や映像に残します。

説明を聞いた人が練習する時間や、その様子を見る人の時間がない場合は、教材の追加とは別に予定を組み直す必要があります。説明を自分で見返せるようにしても、練習を見て任せてよいか判断する人の手が空くとは限りません。教育担当者に何を任せ、その間の通常業務を誰が担うかまで決めます。

紙で伝わる内容は、紙に残す

商品の構成、確認する項目、相談先などは、文章や写真を見比べられれば足りることがあります。作業中にすぐ参照する一覧なら、紙を手元に置く方法も選べます。紙を全部なくすことを目標にせず、使う場面に合わせて残します。

包装のように、完成写真だけでは途中の手の動きが分かりにくい内容には、短い動画が役立ちます。動画で動きを見せ、完成した状態は写真で見返す使い分けもできます。見せる内容を、会社で揃えた見本に合わせておきます。

内容が頻繁に変わるなら、撮影を先行させないほうがよいでしょう。変わるたびに撮り直す範囲が大きいと、担当者に改訂の仕事が残ります。まず文章や差し替えられる写真で説明し、内容が落ち着いた部分に動画が必要かを判断します。

見終えた後、どこまで任せられるか

教材を開いたことは閲覧の記録、テストの正解は知識を答えられた記録です。動画の本数は、用意した説明の量を表します。実際の仕事を任せてよいかは、本人が行うところを見て、別に確かめます。

確認する人は、説明と同じ内容を実行できるか、迷ったときに相談できるかを見ます。資料を参照してよい仕事なら、暗記ではなく、資料を使って進められることを確認します。確認した範囲を越える仕事は、引き続き担当者に相談する扱いにできます。

練習と確認の時間は、教える人の空き時間任せにせず、通常業務の予定から確保します。確認する人が決まらない、または予定を空けられない仕事は、対象を広げず、独り立ちも保留します。教材を渡したことだけを理由に任せる範囲を増やさないためです。

文具の卸売会社で、初回の教育を決める

文具を扱う架空の小規模卸売会社を考えます。新人や応援要員が定番の文具セットを用意する仕事を覚えるため、商品構成の説明、包装の見本、指示と内容が合わないときの相談を初回の教育に含めます。

商品担当と出荷責任者が、定番セットの構成と包装の見本、相談先を揃えたうえで、教材と人の確認を次のように分けます。

この範囲では、商品一覧を暗記することは求めません。資料を使って指定の構成を揃えられるかを確かめます。内容が合わない場合の判断は出荷責任者が担い、新人には相談までを任せます。包装は、動画の視聴後に本人が行うところを見てから、任せるかを決めます。

教材の置き場所を増やす前に

不要になった旧教材を複数の保存先で別々に直し続けているなら、その重複した保守はやめます。一方、どれが現在使う版かを見分けられる表示、改訂の責任、学ぶ人へ変更を伝える仕事は続けます。現場に配った紙も、誰が差し替えるかを決めておきます。

教える内容と担当を揃え、今の共有フォルダと紙で必要な人が現在版を使えるなら、そこから始められます。今の共有先では必要な人へ配れない、対象者ごとに教材を分けられないといった不足が分かった場合は、既存の教材共有サービスの標準機能を候補にします。必要な配布や改訂の連絡を扱えるかに加え、管理を続ける担当と時間も確かめます。

二つのシステムを残す必要があり、その間の転記が負担だと分かった場合は、連携・自動化を検討できます。個別開発は、標準機能と教え方の変更では扱えない仕事が具体的に残る場合の候補です。標準機能で何が足りないか分からない段階では、どちらも保留します。

この会社は、定番セットの教育に絞る

この卸売会社の社長は、初回を定番セットの商品構成、包装、相違の相談に絞ります。商品一覧と写真を中心に整え、包装の動きだけ短い動画に残します。今回は新しい共有サービスを加えず、今の共有フォルダと現場の紙を使うことにします。

受入れ前の教材整備と改訂、受入れ時の練習・確認には、商品担当と出荷責任者の時間を充てます。社長は、その時間帯の通常の出荷業務をほかの担当へ割り振り、学ぶ人の予定にも練習を入れます。商品構成の改訂は商品担当、包装と相談の説明の改訂は出荷責任者が担い、教わる人へ変更を伝えるのは出荷責任者と決めます。

季節商品や特別な包装、代替品の選定は今回の教材には含めず、出荷責任者への相談を残します。定番セットの練習と確認を予定どおりに行えない間は、対象を増やしません。確認を受けていない人の独り立ちも保留します。

次の受入れ時と、商品構成・包装の変更時には、出荷責任者が次の事実を確かめます。

• 同じ説明をやり直した箇所と、その理由。教材に説明がないのか、内容が伝わらなかったのか。
• 予定した練習と確認を実際に行えたか。行えなかった場合、通常業務の何が重なったか。
• 一覧を使って構成を揃え、見本に沿って包装し、相違があれば進めず相談できたか。
• 内容を変更した際、担当が教材を直し、現場の紙を差し替え、対象者に変更を伝えられたか。

説明が足りなければ教材を直し、練習の時間が取れなければ業務の割り当てを見直します。定番セットを任せられることと、教材の改訂を続けられることを確かめてから、次に加える商品や包装を選びます。